Sertifikācijas auditi

Akreditētas vadības sistēmas sertifikācijas auditu norisi nosaka standarts ISO/IEC 17021-1:2015, kura ievērošana ir obligāta visām vadības sistēmu sertifikācijas institūcijām, kas sniedz akreditētas sertifikācijas pakalpojumus.

Sākotnējais sertifikācijas audits notiek divās stadijās.

Pirmās stadijas audita mērķis ir veikt Klienta vadības sistēmas vispārēju novērtējumu un vadības sistēmas dokumentācijas auditu, novērtēt organizācijas darbības vietu, kā arī iepazīties ar specifiskiem tās nosacījumiem, kā arī novērtēt specifiskos organizācijas darbības aspektus, normatīvo un citu reglamentējošo prasību līdzsekošanu, novērtēt Klienta vadības sistēmas gatavību sertifikācijas otrās stadijas auditam.

Pēc pirmās stadijas audita pabeigšanas Klients saņem dokumentētu pirmās stadijas audita ziņojumu, kur ir norādīti audita konstatējumi, tostarp informāciju par potenciāli iespējamām neatbilstībām otrās stadijas audita laikā. 

Otrās stadijas audita mērķis ir pārliecināties par Klienta vadības sistēmas atbilstību izvēlētā standarta prasībām. Pēc otrās stadijas audita pabeigšanas Klients saņem dokumentētu otrās stadijas audita ziņojumu, kurā dokumentēti audita konstatējumi. Audita konstatējumi ir secinājumi par prasību izpildes atbilstību, neatbilstības, novērojumi, pilnveides iespējas. Neatbilstības dokumentē, ja konstatēta standarta noteikto prasību  neizpilde. Būtiskas neatbilstības jānovērš, veicot korekcijas un korektīvas darbības trīsdesmit  dienu laikā, mazāk būtiskas neatbilstības – deviņdesmit dienu laikā. Apliecinājumus par  korekciju un korektīvo pasākumu  īstenošanu izskata vadošais auditors, kurš īstenojis noteiktās sertifikācijas standarta auditu, izskata iesniegtos apliecinājumus, un, ja tie ir pietiekami – sagatavo slēdzienu par vadības sistēmas atbilstību izvēlētajam standartam un rekomendē sertifikācijas/ pārsertifikācijas apstiprināšanai. Lēmums par sertifikāciju/ pārsertifikāciju var tikt pieņemts, ja ir demonstrēta atbilstība  normatīvo aktu, kas ir saistoši sertifikācijas jomā, prasību ievērošanā. Sertifikācijas termiņš ir trīs gadi.

Uzraudzības auditi tiek veikti ne retāk kā vienu reizi gadā. Pirmais uzraudzības audits, atbilstoši akreditācijas standartam, tiek veikts ne vēlāk kā divpadsmit mēnešus pēc otrās stadijas audita pēdējās dienas. Uzraudzības  audita mērķis ir gūt apliecinājumu, ka Klienta vadības sistēma tiek pilnveidota un atbilst izvēlētā standarta prasībām. Auditā novērtē, vai ir notikušas izmaiņas organizācijā,  tostarp izmaiņas darbības sfērā.

Laika periods starp kārtējiem uzraudzības auditiem ir divpadsmit mēneši.

Lai nodrošinātu nepārtrauktu sertifikācijas spēkā esamību, tiek veikts pārsertifikācijas audits. Pēc audita īstenošanas, ja netiek konstatētas neatbilstības, vadošais auditors sagatavo rekomendāciju jauna sertifikācijas lēmuma pieņemšanai pieņemšanai. Nākošā sertifikācijas trīs gadu cikla apstiprinājumam jānotiek pirms esošā sertifikāta derīguma termiņa beigām.

Ja pārsertifikācijas audita laikā tiek konstatēta/-as neatbilstības, to novēršanai tiek dots laika periods, kāds ir atlicis līdz spēkā esošā sertifikāta derīguma termiņa beigām, bet ne vairāk kā deviņdesmit dienas. Rekomendējamais pārsertifikācijas audita norises laiks ir aptuveni trīs mēnešus pirms esošā sertifikāta derīguma termiņa beigām vai ātrāk. 

Ja Klients piesaka sertifikācijas sfēras paplašināšanu, tad tiek īstenots ārpuskārtas audits. 

Sertifikācijas apturēšana (suspension) - ierobežojumu noteikšana informācijas publiskošanai par Klienta organizācijas vadības sistēmas sertifikāciju. Sertifikācijas apturēšana var tikt ierosināta, ja netiek izpildītas sertifikācijas prasības, uzraudzības auditā konstatēta viena vai vairākas būtiskas neatbilstības, kas nav novērstas noteiktā laikā, kā arī ja Klients nav veicis pietiekamas korektīvās darbības, lai novērstu iepriekš konstatētās neatbilstības vai korektīvo pasākumu īstenošana nav notikusi noteiktā laikā.

Sertifikācijas atjaunošanas darbības tiek noteiktas atkarībā no sertifikācijas apturēšanas iemesliem. Parasti sertifikācijas atjaunošanai tiek īstenots ārpuskārtas audits.

Sertifikācijas atcelšana (withdrawal) - Klienta vadības sistēmas sertifikācijas atcelšanu ar tam sekojošu izsniegto sertifikātu atgriešanas pieprasījumu un liegumu izmantot sertifikācijas zīmi. Atcelšana parasti ir nākamais solis pēc sertifikācijas apturēšanas un tā tiek piemērota gadījumos, ja netiek iegūti apliecinājumi par efektīvi veiktām korektīvām darbībām.

Sertifikācijas anulēšana (cancelation) - Klienta vadības sistēmas sertifikācijas līguma pārtraukšana un sertifikācijas anulēšana līgumā noteiktajā kārtībā.